COMUNICAÇÃO DE IRREGULARIDADES
O que é
Nos termos da Lei n.º 93/2021, de 20/12, que transpôs para a ordem jurídica nacional a Diretiva (UE) 2019/1937, o termo Whistleblowing corresponde à denúncia efetuada de boa-fé com base no conhecimento factual ou em fundadas suspeitas, da prática de irregularidades ou infrações cometidas contra si, contra uma terceira pessoa, singular ou coletiva ou contra a empresa, cometida por uma pessoa singular, independentemente da existência de meios de prova ou documentação de suporte, impondo às organizações a criação de canais de denúncia e estabelecendo prioritariamente um regime de proteção do denunciante.
A denúncia não deve ser confundível com a Reclamação, consistindo esta última, na manifestação de uma discordância ou de insatisfação em relação a uma posição assumida pela organização, relativamente a qualquer ato ou omissão da mesma que não configure um ato ilícito suscetível de ser objeto de denúncia nos termos da Lei.
As reclamações têm canais próprios que devem ser utilizados para esse efeito.
PRINCÍPIOS GERAIS
O regime geral de proteção de denunciantes de infrações assenta no seguinte conjunto de princípios:
Independência, autonomia e ausência de conflitos de deveres
Os procedimentos de receção, tratamento, investigação, decisão e conservação das comunicações de irregularidades asseguram que estas são processadas de forma independente, autónoma, imparcial e sigilosa, excluindo-se do processo de registo, análise, classificação, averiguação e decisão, todas as pessoas em que se verifique a existência de um conflito de interesses no desempenho das suas funções, com a matéria objeto de comunicação.
Anonimato
Admissão de comunicação de irregularidade de forma anónima, caso o denunciante assim o pretenda.
O anonimato não constitui um impedimento à entrega de documentação que suporte os factos relatados, que podem ser submetidos pelos meios de comunicação disponibilizados.
Boa-fé do denunciante
A comunicação de irregularidades, atual ou potencial, deve ser efetuada segundo o princípio da boa-fé, com adequada fundamentação.
Quem denunciar de má-fé, de forma leviana ou sem qualquer fundamento, conhecendo o caráter falso da denúncia, ou tenha obtido ou acedido a informação através de ato que constitua um crime, está sujeito a responsabilidade disciplinar, civil e criminal, nos termos previstos na Lei.
Confidencialidade e Proteção de Dados Pessoais
A identidade dos denunciantes e de qualquer terceiro visado permanece confidencial, a todo o tempo, sendo unicamente do conhecimento das pessoas estritamente necessárias ao tratamento da denúncia. A confidencialidade da identidade não impede que o denunciante seja contactado, através da plataforma de comunicação de irregularidades disponível na Intranet ou por escrito para obter informações relevantes para o apuramento dos factos.
A obrigação de confidencialidade é ainda extensível a quem tiver recebido informações sobre denúncias, ainda que não responsável ou incompetente para a sua receção e tratamento.
A gestão do processo não prejudica o integral cumprimento da legislação aplicável em matéria de proteção de dados pessoais e de toda a informação respeitante ao denunciante, denunciado ou terceiros que constem da denúncia, nos termos do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados, Lei de execução interna e demais legislações de proteção de dados que se venha a aplicar.
Não retaliação
As comunicações efetuadas pelo denunciante não podem servir de fundamento à instauração de qualquer procedimento disciplinar, civil ou criminal ou outras práticas discriminatórias proibidas, ou de qualquer procedimento que constitua um prejuízo para o denunciante, exceto se as mesmas forem deliberadas e manifestamente infundadas.
IRREGULARIDADES CONTEMPLADAS PELO CANAL DE DENÚNCIA DO GRUPO FIDELIDADE
O Canal de denúncia do Grupo Fidelidade abrange:
• O âmbito material da Lei n.º 93/2021, de 20/12, prevê um vasto conjunto de situações, sendo que apenas algumas das irregularidades elencadas têm aplicação na atividade seguradora:
a) O ato ou omissão contrário a regras constantes dos atos da União Europeia referidos no anexo da Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, a normas nacionais que executem, transponham ou deem cumprimento a tais atos ou a quaisquer outras normas constantes de atos legislativos de execução ou transposição dos mesmos, incluindo as que prevejam crimes ou contraordenações, referentes aos domínios de:
i) Contratação pública;
ii) Serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo;
iii) Segurança e conformidade dos produtos;
iv) Segurança dos transportes;
v) Proteção do ambiente;
vi) Defesa do consumidor;
vii) Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação.
b) Atos de fraude contra as empresas do Grupo;
c) A violação de regras de concorrência, bem como as regras de fiscalidade societária;
d) Atos relacionados com o combate à criminalidade organizada e económico-financeira.
• O canal de denúncia abrange igualmente as Irregularidades previstas no artigo 305.º do RJASR:
◦ Irregularidades graves relacionadas com a administração, o sistema de governação ou a organização contabilística da empresa, suscetíveis de a colocarem em situação de deterioração das suas condições financeiras;
◦ Indícios sérios de infrações a deveres relacionados com o regime de solvência dos seguradores.
• As irregularidades relacionadas com práticas de assédio e discriminação deverão ser comunicadas através do canal já existente para esse efeito no Grupo Fidelidade.
QUEM PODE DENUNCIAR
É considerada denunciante a pessoa singular que denuncie ou divulgue uma infração com fundamento em informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional.
São considerados denunciantes:
• Os colaboradores com vínculo laboral, independentemente da modalidade (por tempo indeterminado, a termo, a tempo inteiro ou parcial);
• Formandos e Estagiários;
• Voluntários;
• Ex-colaboradores;
• Mediadores, prestadores de serviço, fornecedores, consultores;
• Os titulares de participações sociais e as pessoas pertencentes a órgãos de administração ou de gestão ou a órgãos fiscais ou de supervisão de pessoas coletivas, incluindo membros não executivos;
• Pessoas em processo de durante o processo de recrutamento ou durante outra fase de negociação pré-contratual de uma relação profissional constituída ou não constituída.
PRECEDÊNCIA ENTRE OS MEIOS DE DENÚNCIA
A comunicação de irregularidades é efetuada através dos canais internos estabelecidos pelo Grupo Fidelidade.
O recurso a canais externos que se traduzem numa denúncia externa, só deve ser ocorrer nos termos da Lei, entre outros, quando, não exista canal de denúncia interna, existam motivos razoáveis para crer que a infração não pode ser eficazmente conhecida ou resolvida a nível interno ou que existe risco de retaliação, tenha inicialmente apresentado uma denuncia interna sem que lhe tenham sido comunicadas as medidas previstas ou adotadas na sequência da denúncia nos prazos previstos.
O denunciante que, fora das circunstâncias previstas legalmente, der conhecimento de uma infração a órgão de comunicação social ou a jornalista, não beneficia da proteção conferida pela Lei, sem prejuízo das regras aplicáveis em matéria de sigilo jornalístico e de proteção de fontes.
COMO FAZER UMA DENÚNCIA
O Grupo Fidelidade disponibiliza uma plataforma dedicada à comunicação de irregularidades, bem como um endereço eletrónico e um endereço postal criados para esse efeito.
A plataforma dedicada à comunicação de irregularidades é um canal autónomo dos demais canais de comunicação internos, assegurando a exaustividade, a integridade e a confidencialidade da identidade do denunciante e pessoas visadas, bem como de toda a informação relativa à denúncia, impedindo o acesso a pessoas não autorizadas e permitindo a sua conservação nos termos previstos na Lei.
A plataforma de comunicação de irregularidades está disponível na Intranet das empresas do Grupo Fidelidade, para conhecimento de todos os seus colaboradores, bem como nos respetivos websites institucionais.
Encontram-se igualmente disponíveis um endereço postal e um endereço eletrónico específico para comunicação de irregularidades, de acesso irrestrito a todas as categorias de denunciantes.
RESPOSTA AO DENUNCIANTE
Findo o processo de investigação e produzido o relatório conclusivo sobre a denúncia, o denunciante recebe, no prazo estabelecido na Lei, uma resposta com os elementos seguintes:
• Se a denúncia foi ou não considerada procedente;
• As conclusões sobre a denúncia comunicada.
Quando estejam em causa situações de assédio, nos termos da legislação laboral, a resposta ao denunciante é garantida pela Direção de Pessoas e Organização (DPE).
PROTEÇÃO E GARANTIAS DO DENUNCIANTE E DENUNCIADO
Independentemente do canal, a identidade do denunciante e denunciado, bem como as informações que, direta ou indiretamente, permitam deduzir a sua identidade, têm natureza confidencial e são de acesso restrito às pessoas responsáveis por receber ou dar seguimento ao processo de triagem e investigação.
O tratamento de dados pessoais no âmbito do tratamento das denuncias, observa o disposto no Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados.
A aplicação dos princípios impostos pelos regimes jurídicos do whistleblowing e da proteção de dados pessoais, garante a proteção do denunciante e denunciado e demais pessoas envolvidas no processo de denúncia.
DEVERES IMPOSTOS À ORGANIZAÇÃO
O Grupo Fidelidade protege a confidencialidade da identidade do denunciante e de toda a informação recolhida relativa à irregularidade reportada, bem como das pessoas que com o denunciante colaboraram na obtenção de informação sobre a mesma.
Igual garantia de confidencialidade da identidade tem a(s) pessoa(s) visada(s), que não poderão ser objeto de qualquer sanção disciplinar ou de qualquer forma de retaliação ou prejuízo, sem que o processo de averiguação esteja concluído e instaurados os procedimentos disciplinares ou judiciais competentes.
QUADRO REGULAMENTAR
• Lei n.º 93/2021 - Regime geral de proteção de denunciantes (whistleblowers)
• NR 4/2022-R ASF Norma Regulamentar do Sistema de Governação das Empresas de Seguros de e Resseguros
• Política de Comunicação de Irregularidades
CONTACTOS PARA COMUNICAÇÃO DE IRREGULARIDADES
• Link da plataforma de comunicação de irregularidades:
https://app.convercent.com/pt-BR/LandingPage/70952f15-cfdd-ec11-a990-000d3ab9f062?_=1655481215579
• Email: denuncia.irregularidades@fidelidade.pt;
• Correio postal: APARTADO 24139
LOJA CTT CAMPO DE OURIQUE (LISBOA)
1251-997 LISBOA.